采购如果总是“被催”就“悲催”了

采购如何协同内部各个部门的要求?

赶急赶忙终于准点踏入办公室，汗流浃背，气喘吁吁，才在办公位坐定，电话就响了，“那批货说好的昨天到货，怎么现在还没到?赶紧催下供应商啊，生产线就缺这货了，现在断线了!”这才刚打通供应商电话准备责骂一番，领导就走过来了，“小王啊，上个月和你说的要把XX类别的采购问题复盘一下，现在弄的怎么样了?”“领导，我已经在弄了，但质量那块的问题质量部还没有给出解决方案，我还要再追下他们”才缓口气，产品线的新邮件发来了，原来是对招标项目降幅不满意，需要继续谈价……采购的一天就在这样的兵荒马乱中开始了，你有没有停下来想过，把采购做的如此忙乱，是不是你打开的方式有些不对?是不是你的工作方法不够高效?

下面这些采购职场小贴示，希望对你有所启发：

1. 要有时间管理的意识，充分利用上班和下班的路上时间。下班路上，可以心里小结下一天工作中有所欠缺的地方，下次应该如何改进;上班路上，大概盘算下今天需要完成的重点任务有哪些，分别安排在什么时候完成。

2. 建立工作list，记录进展情况。有人习惯用纸和笔记录，有人习惯用电脑记录，可以自己摸索，找到适合自己的方法。笔者更推荐用excel表格记录，电子档不仅看起来更整齐，也方便进行数据处理，如筛选出未完成的事务，或根据关键词进行搜索，好记性不如烂笔头，更不如功能强大的excel。

3. 管理你的上下游。采购如果总是“被催”就“悲催”了，重新审视自己的位置，你不是供应链上的一个传话筒，你应该是供应链中问题的终结者。不想内部总催你干活?变被动为主动，主动向内部通报进展，主动向前方预警风险。不想总是催供应商干活?管理你的供应商，给供应商养成响应及时、主动汇报的好习惯。

4. 寻找提高沟通效率的最优解。大公司有个通病就是分工太细、流程太长，直接导致一个问题要千回百转才可能得到解决，更可能直接沉没了。对于单点沟通，可以写完邮件后打个电话提醒对方尽快处理;对于多点沟通，可以发完邮件后组织电话会议尽快决策并形成会议纪要。拖着实在解决不了的咋办?赶紧向你的老板汇报啊，与其从别人口中听到问题，不如主动“坦白”，当然，给老板汇报不是把问题扔给老板，是把选项及各个选项的优劣都列好，让老板做选择。

5. 没有无聊的会议，只有懒惰的思维。采购有时不得不参加一些强制性培训，主题难免偶尔让人提不起兴趣，这种培训场合下你都在做什么呢?低头刷屏?闭目养神?与人闲谈?其实，没有无聊的会议，只有不肯找到乐趣的懒惰。如果是讨论型会议，那可是个锻炼口才的绝佳时机，在会议前做好功课，在会议中享受思维的碰撞吧。如果是学习型培训，可以先想想，这个主题你想了解什么，授课者的培训思路是怎样的，表达方式有何优缺点，如果你是站在讲台的那个人，你会如何培训。

6. 繁琐型工作尽量交给电脑执行。尽管采购工作的日常操作越来越电子化，但难免有些业务流无法实现全电子化，还需要人工的干预。而在这部分人工处理的部分，还有相当一部分是日常型的繁琐操作，你当然可以推动公司把这部分流程也IT化，但往往IT化的过程漫长又不可控。这时，你可以自己建立一些实用的工作小模板，方便数据的快速处理，腾出时间做些真正有附加值的工作。说了这么多，再回到本文开头采购常见的忙乱场景，看看问题都出在了哪?被计划催货，你是不是没有主动反馈过进展?复盘某采购问题迟迟交不出答卷，你是不是沟通方式不够高效?产品线对成本不满意，你是不是总陷在事务型采购中，对成本的预期及控制能力不够?再反思下采购员日常的忙乱，是真的因为忙吗?

附：时间管理法则10条

1、分清事情的轻重缓急

不是说很急的事情我们就一定马上去做，我们要抓住最重要的事情。这样，我们才不会因为众多的琐事而把自己的目标搁在一旁，最终造成浪费时间的局面。这是时间管理当中最重要的一点，我们首先应该把它做到位。

2、尽力将琐事集中起来

根据著名的80/20法则，许多人往往将大部分的精力用在了那些占多数(约80%)但无用的事情上。高效人士则总能将精力集中在少数(20%)但最重要的事情上。我们应好好地利用这个法则，它也叫帕累托原则。

3、注重效果

有些人做事的效率的确很高，但到要做完时却发现搞错了方向，导致做了许多无用功。我们一定要以目标为导向，注重实际效果，同时再结合高效率的行动就能收到事半功倍的效果。

4、高效行动

高效率的行动是节约时间的有利武器，做事如果拖拖拉拉，一天给你26个小时你一样会嫌少。现代社会的工作节奏越来越快，高效率做事已经成为成功人士的象征之一。

5、灵活、机动，能控制突发事件

突发事件的发生，谁也不能避免，但如果你没有做好准备和对策，它可能要耗费你大量的时间。因此灵活、机动的做事也就显得很重要了，当然在此同时我们应该多对突发事件做些研究，以便能更好地控制它。

6、不要盲目乐观，对小事也要有足够的重视

有些人总认为自己能力很出众，完成一个任务是很轻松的事情，但结果却恰恰相反花了大量时间还没有做好。对时间的预算，我们当然不能一丝不差，但也不能相差太远，要是这样，你的全盘计划就肯定会被打乱。不要不重视小事，事情往往都是说起容易做起难的，要对即将处理的问题有充分的认识。

7、要有果断决策的能力

很多人之所以比别人落后，原因之一就是在决策的时候优柔寡断、犹豫不决!时机是不等人的，要是你没有及时做出决定及时抓住时机，过了这个村就没有这个店，事情变得更糟之时你要赶上往往就得付出加倍的努力。

8、做事之前要充分、精心准备

麦肯锡人要解决的问题通常都是很复杂的，但他们总是能取得令人满意的成绩，这和他们事前的精心准备是分不开的。正所谓：“知己知彼，百战不殆”，我们有了充分的准备，就能把要做之事的相关信息了解透彻，当然行动起来就会快捷得多。

9、善于团队合作

没有完美的个人，只有完美的团队。团队的力量可以弥补个人的缺陷，能使我们更快、更好地完成手中的任务。

10、善于授权

当你处在一定的领导位置的时候，你还是像做一个职员之时什么事都亲历亲为，那你只会累死还不会做出很好的成绩来。要学会将你手中的权利放下去了，相关的担子也就放下去了，这样你才能挑得起、走得动，否则你只会被压垮，既浪费时间还不能把事情作好。